Dokumentacja pracownicza od A do Z - praktyczne warsztaty
TERMIN I MIEJSCE SZKOLENIA
- 14 - 15 lipiec 2025 r. (14.o7.2025 godz. 9:00-15:00 oraz 15.07.2025r. godz. 9:00-14:00)
- Szkolenie prowadzone jest w formule on-line, (tzw. webinar).
- Każdy uczestnik dzień wcześniej otrzyma link z dostępem do platformy.
WYKŁADOWCA
ALDONA WIEJAK-GŁUSZKO prawnik, specjalista ds. prawa pracy z kilkunastoletnim doświadczeniem. Ukończyła aplikację sądową. Doświadczenie zawodowe nabyła pracując jako specjalista w Państwowej Inspekcji Pracy – Okręgowym Inspektoracie Pracy w Szczecinie w latach 2008-2019, gdzie udzielała porad prawnych, przygotowywała analizę i opinie prawne z zakresu prawa pracy, zajmowała się współpracą z jednostkami administracji państwowej i partnerami społecznymi (związki zawodowe). Współpracowała z lokalnymi mediami oraz brała czynny udział akcjach promocyjno-prewencyjnych organizowanych przez PIP. Obecnie prowadzi szkolenia z zakresu prawa pracy dla pracodawców, pracowników oraz związków zawodowych.
PROGRAM
I DZIEŃ
I. Ogólne zagadnienia związane z pojęciem dokumentacji pracowniczej
II. Akta osobowe pracownika i dokumentacja zatrudnienia na poszczególnych etapach- od rekrutacji do rozwiązania umowy o pracę.
- Dane pozyskiwane od pracowników w procesie rekrutacji . Rekrutacja wewnętrzna i zewnętrzna, ogłoszenie rekrutacyjne,
- Zasady dyskryminacji w czasie rekrutacji.
- Przetwarzanie danych osobowych w procesie rekrutacji .
- Zasady zadawania pytań podczas rekrutacji: warunki zatrudnienia, dane ujawniane za zgodą kandydata na pracownika, plany rodzicielskie, przynależność do związków i partii politycznych .
- Wykonywanie pracy podczas rekrutacji.
- Dane osobowe niezbędne do zawarcia umowy.
- Profilaktyczne badania lekarskie – skierowanie.
- Dokumenty dobrowolnie przedstawiane przez kandydata do pracy.
- Obowiązki pracodawcy po zatrudnieniu pracownika.
- Informacje o warunkach zatrudnienia.
- Zakres obowiązków.
- Potwierdzenie o zapoznaniu się przez pracownika z regulacjami prawa pracy.
- Przetwarzanie danych osobowych
- Umowa o zakazie konkurencji
- Szkolenia BHP .
- Umowa o odpowiedzialności materialnej.
- Założenie i prowadzenie akt osobowych pracownika.
- Zgłoszenie pracownika do Ubezpieczeń społecznych i zdrowotnych .
- Ewidencja czasu pracy.
- Wzory dokumentów
III. Zasady przechowywania dokumentów związanych z zatrudnieniem.
- Zagadnienia dotyczące elementów dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy - akta osobowe, ewidencja czasu pracy, pozostała dokumentacja pracownicza.
- Podział akt osobowych na 5 części.
- Zasada układu chronologicznego i numeracji w każdej części.
- Wykaz akt osobowych – wymiana i korekta dokumentów.
- Zasady przyjmowania tylko kopii i odpisów dokumentów.
- Zasady poprawnego gromadzenia dokumentów w aktach osobowych.
- Praktyczne rozumienie pojęcia „oddzielnego” prowadzenia dokumentacji.
- Zmiany w okresach przechowywania dokumentacji (akt osobowych, ewidencji, rozkładów czasu pracy, list obecności, wniosków urlopowych, itp.)
- Stanowisko PIP
- Przechowywanie dokumentacji pracowniczej w sytuacjach szczególnych.
- Dowód w postępowaniu
- Ponowne zatrudnienie a okres przechowywania dokumentacji pracowniczej
- Nowe obowiązki pracodawcy w związku z ustaniem stosunku pracy.
- Dokumentacja elektroniczna a różne rodzaje dokumentacji.
- Elektronizacja dokumentacji – zasady prowadzenia dokumentacji
jednocześnie w formie papierowej i elektronicznej, zmiana postaci prowadzenia dokumentacji pracowniczej. - Konsekwencje niedopełnienia obowiązku ciążącego na pracodawcy.
- Postępowanie z dokumentacją osobową i płacową w przypadku likwidacji lub upadłości pracodawcy.
IV. Część B akt osobowych- zasady i rodzaj gromadzenia dokumentacji. Uwzględnienie zmian w prowadzeniu akt osobowych:
- Umowa o pracę i powiązane z nią dokumenty,
- Zmiana umowy o pracę - wypowiedzenie zmieniające,
- Podstawowa i rozszerzona informacja o zatrudnieniu,
- Dokumenty związane z korzystaniem z uprawnień rodzicielskich,
- Skierowania dotyczące badań pracowniczych.
- Szkolenia BHP – zaświadczenia.
V. Dokumentacja związana z nagradzaniem pracowników , podnoszeniem kwalifikacji i ocenianiem
- Zagadnienia związane z ustaniem zatrudnienia i dokumentacja pracownicza z tym związana.
- Część C akt osobowych.
- Dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę.
- Wnioski o wydanie lub sprostowanie świadectwa pracy.
- Obowiązek przechowywania kopii wydanego świadectwa pracy pracownikowi.
- Zajęcie wynagrodzenia za pracę – potwierdzenie dokonania czynności z tym związanych.
- Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy.
- Skierowanie na badania lekarskie pracownika w związku z wykonywaniem pracy w warunkach narażenia na działania substancji i czynników rakotwórczych lub pyłów zwłókniających.
VI. Część D akt osobowych - kary porządkowe.
- Podziału akt na podzbiory.
- Zasady postępowania przy gromadzeniu dokumentacji pracowniczej związanej ukaraniem pracownika. Zatarcie kary porządkowej.
VII. Część E akt osobowych - dokumentacja związana z badaniem trzeźwości pracowników. Wzory dokumentów.
II DZIEŃ
Pozostała dokumentacja pracownicza - zmiany w prowadzeniu dokumentacji pracowniczej i sposoby gromadzenia dokumentów.
1. Zasada prowadzenia dokumentacji indywidualnej:
a) ewidencja czasu pracy,
b) ubieganie i korzystanie z urlopu wypoczynkowego
c) karta wynagrodzenia za pracę i innych świadczeń ze stosunku pracy.
d) rejestry ewidencji przydziału odzieży roboczej i obuwia roboczego,.
2. Dokumentacja zbiorowa : rejestr chorób zawodowych i wypadków podejrzenia o choroby zawodowe.
3. Ewidencja czasu pracy – praca na dokumencie.
4. Dokumentacja pracownicza dla nowego pracownika – zbiór wzorów.
5. Co dalej z aktami pracownika - czy akta pracownika idą za nim do kolejnego pracodawcy?
6. Zagadnienia problemowe – gdzie umieszczamy dokumenty niesklasyfikowane w treści rozporządzenia w sprawie dokumentacji pracowniczej.
7. Nowe dokumenty w aktach osobowych pracownika w 2025 r.
8. Omówienie treści rozporządzenia MRiPS z dnia 8 maja 2023 r. w sprawie wniosków dotyczących uprawnień pracowników związanych z rodzicielstwem oraz dokumentów dołączanych do takich wniosków.
9. Treści świadectwa pracy - omówienie treści i zasad wypełniania.
OPŁATA
- 700,00 zł brutto cena od osoby
- 650,00 zł brutto cena dla członków SKwP z opłaconą bieżącą składką
Cena obejmuje:
- wykład wraz z autorskimi materiałami szkoleniowymi
- zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.
W ramach szkolenia zapewniamy:
- udział w szkoleniu, możliwość zadawania pytań,
- materiały szkoleniowe w formie elektronicznej (plik pdf),
- zaświadczenie o uczestnictwie w szkoleniu.
INFORMACJE DODATKOWE
Warunkiem uczestnictwa w szkoleniu jest pisemne zgłoszenie "ZAPISZ SIĘ" oraz dokonanie wpłaty na konto Stowarzyszenie Księgowych Oddziału Okręgowego w Suwałkach.
Numer konta bankowego Santander Bank:
14 1090 2590 0000 0001 3079 5806
Wpłaty należy dokonać do dnia roboczego poprzedzającego zajęcia.
Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania zajęć z przyczyn od siebie niezależnych, jak np. w przypadku, gdy do dnia poprzedzającego realizację należność ureguluje zbyt mała ilość osób. Informacja o ewentualnym odwołaniu zajęć zostanie wysłana drogą mailową.
Odstąpienie od zajęć musi nastąpić bezwzględnie w formie pisemnej za pośrednictwem poczty mailowej najpóźniej do godz. 12:00 przedostatniego dnia roboczego poprzedzającego zajęcia. Odstąpienie w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów zajęć przez zgłaszającego w wysokości 100%. Nieuczestniczenie w zajęciach nie skutkuje zwrotem wpłaconej należności..
Liczba miejsc jest ograniczona i decyduje kolejność zgłoszeń.
Rezygnacja za udział w szkoleniu wymagana bezwzględna forma pisemna za pośrednictwem poczty mailowej najpóźniej na 3 dni przed szkoleniem.
Szkolenie odbędzie przy użyciu platformy do zdalnego prowadzenia zajęć Microsoft TEAMS.
WYMAGANIA TECHNICZNE
- komputer lub inne urządzenie z kamerą i głośnikiem,
- dostęp do Internetu (przeglądarka Chrome lub Edge)
Materiały i zaświadczenie zostaną wysłane na adres mailowy uczestnika.
Serdecznie zapraszamy!