Teczka akt osobowych od A do E w 2026 roku – solidny warsztat na ponad 100 edytowalnych wzorach dokumentów

TERMIN I MIEJSCE SZKOLENIA 

• Szkolenie w dniu 28 września 2026 r. od godz. 9:00 do godz. 14:45
• Czas trwania 7 godzin dydaktycznych
• Szkolenie prowadzone jest w formule on-line,
• Każdy uczestnik dzień wcześniej otrzyma link z dostępem do platformy.

 

WYKŁADOWCA

Anna Stokłosa

LL.M. (Waszyngton) - radca prawny. Specjalista prawa pracy, kadr oraz ochrony danych osobowych. Absolwent Wydziału Prawa i Administracji Uniwersytetu Jagiellońskiego. Referent międzynarodowych konferencji naukowych. Właściciel kancelarii specjalizującej się w zagadnieniach związanych z prawem pracy. Posiada bogate doświadczenie praktyczne, zarówno na etapie doradztwa, jak też w postępowaniach sądowych. Prowadzi procesy w sprawach z zakresu prawa pracy, reprezentując przede wszystkim przedsiębiorców. Doświadczony szkoleniowiec zagadnień związanych z problematyką zatrudnienia.

 

ADRESACI SZKOLENIA

Szkolenie przeznaczone jest dla:

•  księgowych, głównych księgowych
• osób zajmujących się księgowością i kadrami
• dyrektorów, kierowników, zastępców i specjalistów działów kadr i płac
• osób zajmujących się zawodowo zatrudnianiem pracowników
• osób prowadzących biura księgowe, rachunkowe, prawne
• pracodawców
• osób chcących usystematyzować wiedzę z zakresu kadr

 

WYMAGANIA WSTĘPNE

Wykształcenie co najmniej średnie, chęć doskonalenia zawodowego, przestrzeganie zasad etyki zawodowej.

 

CEL
Celem szkolenia jest poszerzenie kwalifikacji zawodowych z zagadnień dotyczących dokumentacji akt osobowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawa.

 

PROGRAM

MODUŁ I

AKTA OSOBOWE (KOMPLET WZORÓWDOKUMENTÓW W WERSJI EDYTOWALNEJ)

I. Zasady prowadzenia akt osobowych pracowników i archiwizacji dokumentacji pracowniczej

Jakie dokumenty w części A, B, C, D, E

• numeracja i opis stron
• elektronizacja – krok po kroku
• okres przechowywania dokumentacji: kazusy i przykłady, wzór informacji o okresie przechowywania dokumentacji pracowniczej

II. Prowadzenie i archiwizowanie dokumentacji pracowniczej

1. dokumentacja pracownicza: jakie dokumenty kadrowe stanowią dokumentację pracowniczą; postać papierowa i postać elektroniczna dokumentacji pracowniczej; nowe rozwiązania w zakresie prowadzenia akt osobowych; części akt osobowych
2. przechowywanie dokumentacji pracowniczej: przechowywanie dokumentacji pracowniczej w przypadku ponownego zatrudnienia tego samego pracownika
3. archiwizacja: jakie dokumenty podlegają archiwizacji w aktach osobowych; okres archiwizowania akt osobowych: w jakich sytuacjach dokumentacja pracownicza podlega 10-letniej archiwizacji, a w jakich okres przechowywania wynosi 50 lat; szczególne zasady przechowywania dokumentacji pracowniczej, która może stanowić dowód w postępowaniu sądowym
4. niszczenie dokumentacji pracowniczej – dopuszczalność i tryb
5. obowiązkowa informacja wydawana pracownikowi wraz ze świadectwem pracy po ustaniu stosunku pracy – zakres informacji, wzór
6. zasady prowadzenia akt osobowych w formie elektronicznej – wymogi, przekształcenie dokumentacji sporządzonej w postaci papierowej w dokumentację w postaci elektronicznej, obowiązkowa informacja dla pracownika o prowadzeniu dokumentacji w postaci elektronicznej, wzór informacji
7. tryb i zasady wydawania dokumentacji pracowniczej pracownikowi, byłemu pracownikowi lub członkom jego rodziny
8. warunki wydawania pracownikowi kopii dokumentacji
9. odpowiedzialność karna i wykroczeniowa związana z nieprowadzeniem bądź nieprzechowywaniem dokumentacji pracowniczej

Część A:

Dokumenty pochodzące od kandydatów na pracowników 

1. Kwestionariusz osobowy kandydata na pracownika

2. Orzeczenie lekarskie stwierdzające brak przeciwwskazań do pracy na określonym stanowisku, ze szczególnym uwzględnieniem:

• badań dt prowadzenia samochodu w celach służbowych - zwolnienia z badań wstępnych z uwagi na orzeczenie pochodzące z poprzedniego zatrudnienia
• oryginał, kopia, wzór skierowania na badania profilaktyczne

3. Dokumenty potwierdzające stopień niepełnosprawności w celu ustalenia szczególnych uprawnień pracownika z umiarkowanym i znacznym stopniem niepełnosprawności

4. Świadectwa pracy z poprzednich miejsc zatrudnienia lub inne dokumenty potwierdzające okresy zatrudnienia (za jaki okres pracodawca ma prawo żądać świadectwa pracy, postępowanie w przypadku informacji w świadectwie pracy o zajęciu wynagrodzenia za pracę)

5. Postępowanie z dokumentami potwierdzającymi wcześniejsze zatrudnienie poza Polską / zatrudnienie w państwie macierzystym cudzoziemca

6. Czy pracodawca ma prawo żądać od kandydata na pracownika zdjęć i referencji oraz oświadczenia lub zaświadczenia z KRK o niekaralności?

7. Testy psychologiczne w procesie rekrutacyjnym

8. Kopia dowodu osobistego w aktach osobowych

9. Czy można zapytać kandydatkę do pracy o fakt ciąży w przypadku zatrudnienia na stanowisko pracy, gdzie praca kobiety w ciąży jest wzbroniona?

Część B:

Dokumenty dotyczące nawiązania stosunku pracy oraz przebiegu zatrudnienia 

1. Kwestionariusz osobowy pracownika

2. Umowa o pracę (szczegółowe omówienie), forma umowy o pracę, pisemne oświadczenie pracodawcy potwierdzające zawarcie umowy o pracę w formie ustnej, zasady określania miejsca wykonywania pracy (przedstawiciel handlowy, budowlaniec, kierowca), klauzule poufności wynagrodzenia, dodatkowa treść umowy o pracę pracownika zatrudnionego w niepełnym wymiarze czasu pracy, jak formułować przyczyny zawarcia umowy)

3. Nowa treść umowy o pracę po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej

4. Dodatkowa informacja o warunkach zatrudnienia - wzór (termin przekazania pracownikowi dodatkowej informacji o warunkach zatrudnienia, treść informacji u pracodawcy posiadającego regulamin pracy, treść informacji u pracodawcy nieposiadającego regulaminu pracy, jak prawidłowo określić normę czasu pracy, w szczególności pracownika niepełnoetatowego lub zatrudnionego w równoważnym systemie czasu pracy, nowy wzór informacji po wdrożeniu dyrektywy 2019/1152 w sprawie przejrzystych i przewidywalnych warunków pracy w Unii Europejskiej

5. Oświadczenie o zapoznaniu się z przepisami o równym traktowaniu w zatrudnieniu – wzór zaktualizowaniu po zmianie KP w 2023 r.

6. Pozostała dokumentacja przy nawiązaniu stosunku pracy (potwierdzenie odbycia wstępnego szkolenia BHP, zakres obowiązków pracownika, instruktaż stanowiskowy, oświadczenie o zapoznaniu się z ryzykiem zawodowym - wzór, oświadczenie o zapoznaniu się z regulaminem pracy i wynagradzania - wzór, pisemne potwierdzenie zapoznania się przez pracownika z zakresem informacji objętych tajemnicą)

7. Dokumenty dotyczące korzystania przez pracowników z uprawnień rodzicielskich z uwzględnieniem zmian po wdrożeniu dyrektywy 2019/1158 w sprawie równowagi między życiem zawodowym a prywatnym rodziców i opiekunów

• wniosek o urlop macierzyński – termin złożenia, wzór
• wniosek o skrócenie urlopu macierzyńskiego  - termin, wzór
• wniosek o udzielenie urlopu macierzyńskiego pracownikowi – ojcu dziecka – termin, wzór
• wniosek o urlop na warunkach urlopu macierzyńskiego - termin złożenia, wzór
• wniosek o urlop rodzicielski - termin złożenia, wzór
• wniosek o obniżenie wymiaru czasu pracy w trakcie korzystania z urlopu rodzicielskiego – wzór
• oświadczenie drugiego rodzica o braku zamiaru korzystania z urlopu rodzicielskiego
• wspólne korzystanie przez rodziców z urlopu rodzicielskiego – wzór wniosku i oświadczenia
• wniosek o udzielenie urlopu ojcowskiego
• wniosek o urlop wychowawczy – nowy termin złożenia, wzór

8. Urlop wychowawczy (termin złożenia wniosku)

• wzór wniosku o udzielenie
• wzór wniosku o obniżenie wymiaru czasu pracy w okresie możliwości korzystania z urlopu wychowawczego
• wzór wniosku o skrócenie urlopu wychowawczego

9. Ównoczesne korzystanie z urlopu wychowawczego przez obydwoje rodziców – wzór wniosków, oświadczenia

• umowa o zakazie konkurencji w trakcie trwania umowy o pracę – kluczowe zapisy
• dokumenty związane z powierzeniem mienia z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się  - kluczowe zapisy
• orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi i kontrolnymi
• zasady podnoszenia kwalifikacji zawodowych przez pracowników (podnoszenie kwalifikacji a nabycie nowych kwalifikacji zawodowych, podnoszenie kwalifikacji za wiedzą pracodawcy a podnoszenie kwalifikacji za zgodą lub z inicjatywy pracodawcy, umowa szkoleniowa a porozumienie szkoleniowe, obowiązki pracodawcy wobec pracownika podnoszącego kwalifikacje zawodowe) – kluczowe zapisy umowy
• dokumenty dotyczące wykonywania pracy zdalnej (zmiana w 2023 r.)
• elastyczna organizacja pracy i przejrzyste warunki zatrudnienia na wzorach wniosków

Część C:

Dokumenty dotyczące ustania stosunku pracy

1. Dokumenty związane z rozwiązaniem umowy o pracę – formułowanie przyczyn rozwiązania umowy o pracę – warsztaty

• rozwiązanie umowy o pracę za wypowiedzeniem – wzór
• rozwiązanie umowy o pracę za porozumieniem stron – wzór
• rozwiązanie umowy w trybie art. 52, 53 – wzory
• informacja w oświadczeniu pracodawcy o prawie odwołania do sądu

2. świadectwo pracy – omówienie nowego wzoru świadectwa

• termin wydania świadectwa pracy
• sposób doręczenia pracownikowi świadectwa pracy
• treść świadectwa pracy
• tryb ustania stosunku pracy, szczególne podstawy rozwiązania stosunku pracy
• prawidłowe określenie podstawy prawnej wygaśnięcia stosunku pracy
• prawidłowe określenie podstawy prawnej rozwiązania umowy o pracę
• prawidłowe określenie szczególnych podstaw rozwiązania stosunku pracy
• informacja dt. wykorzystania urlopu wypoczynkowego i urlopu bezpłatnego w świadectwie pracy, urlopu macierzyńskiego, urlopu ojcowskiego, urlopu rodzicielskiego
• zajęcie wynagrodzenia za pracę a obowiązki pracodawcy co do treści świadectwa pracy (obowiązek kontaktu z poprzednim pracodawcą)
• czy wskazywać formę wykorzystania urlopu (w naturze, ekwiwalent)
• informacje uzupełniające: obligatoryjne, na wniosek (o wysokości i składnikach wynagrodzenia, o uzyskanych kwalifikacjach, o prawomocnym orzeczeniu sądu pracy o przywróceniu pracownika do pracy lub przyznania mu odszkodowania
• sprostowanie świadectwa pracy r.
• zmiana treści świadectwa pracy
• kto jest uprawniony do podpisania świadectwa pracy
• zasady przechowywania świadectwa pracy i wydawania jego odpisu

3. Umowa o zakazie konkurencji po ustaniu stosunku pracy – kluczowe zapisy umowy

4. Potwierdzenie dokonania czynności związanych z zajęciem wynagrodzenia za pracę w związku z prowadzonym postępowaniem egzekucyjnym

5. Orzeczenie lekarskie wydane w związku z przeprowadzonymi badaniami okresowymi po rozwiązaniu stosunku

Część D

Dokumenty związane z nałożeniem kary porządkowej

Część E

Nowa część zawierająca dokumenty związane z kontrolą trzeźwości i obecności środków działających podobnie do alkoholu

 

MODUŁ II

DOKUMENTACJA W SPRAWACH ZWIĄZANYCH ZE STOSUNKIEM PRACY

 

MODUŁ III

POZOSTAŁA DOKUMENTACJA PRACOWNICZA

1. Regulamin pracy zdalnej
2. Kontrola trzeźwości (zapisy do regulaminu pracy bądź obwieszczenia)
3. Dokumentacja płacowa: nowy wzór PIT-2

 

MODUŁ IV

Ochrona danych osobowych pracowników według RODO: pracodawca jako administrator danych 

• wzór upoważnienia do przetwarzania danych oraz klauzuli informacyjnej dla kandydata i pracownika zgodny z RODO (czy przechowywać w teczce akt osobowych?)
• dokumentacja monitoringu w zakładzie pracy w teczce akt osobowych – wzory dokumentów

 

Pytania uczestników – kurs ma charakter praktyczny, czas na pytania przewidziany w trakcie całego czasu kursu

 

METODY SZKOLENIOWE

• zajęcia wykładowo-seminaryjne z elementami praktycznych ćwiczeń
• interaktywne spotkanie video z wykładowcą za pośrednictwem programu/ aplikacji ClickMeeting lub MS Teams
• autorskie materiały w formie elektronicznej

 

EFEKTY KSZTAŁCENIA

• nabycie i poszerzenie umiejętności zawodowych z zakresu dokumentacji akt osobowych zgodnie z aktualnymi przepisami prawa
• umiejętność wykonywania pracy zgodnie z zasadami etyki zawodowej
• umiejętność przewidywania skutków i ponoszenia odpowiedzialności za podjęte działania

 

WYMAGANIA SPRZĘTOWE

• komputer lub urządzenie mobilne z dostępem do Internetu, kamerą i mikrofonem,
• aktualna przeglądarka (Chrome, Safari, Firefox, Opera, Edge), stabilne łącze min. 10/10 Mb/s,
• czytnik plików PDF i DOC (np. Acrobat Reader, Open Office),
• link do spotkania online uczestnicy otrzymują przed zajęciami.

 

OPŁATA

• 410,00 zł brutto cena od osoby
• 390,00 zł brutto cena dla Członków SKwP z opłaconą bieżącą składką

 

Cena obejmuje:

• wykład wraz z autorskimi materiałami szkoleniowymi

• zaświadczenie o ukończeniu zajęć, które zostanie wysłane pocztą elektroniczną na adres podany w formularzu zgłoszenia.

 

INFORMACJE DODATKOWE

Warunkiem uczestnictwa w zajęciach jest wypełnienie formularza zgłoszenia poniżej „ZAPISZ SIĘ” oraz dokonanie wpłaty na nasze konto. 

Numer konta bankowego Santander Bank:

14 1090 2590 0000 0001 3079 5806

Wpłaty należy dokonać do dnia roboczego poprzedzającego zajęcia. 

Organizator zastrzega sobie prawo do odwołania zajęć z przyczyn od siebie niezależnych,  jak np. w przypadku, gdy do dnia poprzedzającego realizację należność ureguluje zbyt mała ilość osób. Informacja o ewentualnym odwołaniu zajęć  zostanie wysłana drogą mailową.

Odstąpienie od zajęć musi nastąpić bezwzględnie w formie pisemnej (za pośrednictwem poczty mailowej) najpóźniej do godz. 12:00 przedostatniego dnia roboczego poprzedzającego zajęcia.

Odstąpienie w późniejszym terminie wiąże się z koniecznością pokrycia kosztów zajęć przez zgłaszającego w wysokości 100%. Nieuczestniczenie w zajęciach nie skutkuje zwrotem wpłaconej należności.

Formą zaliczenia szkolenia jest uczestniczenie w zajęciach. Po zaliczeniu szkolenia słuchacz otrzymuje zaświadczenie o ukończeniu szkolenia.

 

Liczba miejsc jest ograniczona i decyduje kolejność zgłoszeń.

 

Serdecznie zapraszamy!